Project Lounge| De festivalcase | |
| Hoe start een project? | |
 |
|
Inhoud Theorie: Een idee, het prille begin van een project.
Aanleiding
De marketingdirecteur van een populair tv-station lanceert het idee om een muziekfestival te organiseren. Zij ziet hierin een middel tot direct contact met de doelgroep van de zender.
Daarnaast zijn er ook nog andere interessante voordelen voor de tv-zender om een festival op te zetten:
- free publicity in andere media
- het versterken van de relatie met de kijkers
- creatie van eigen beeldmateriaal voor uitzending
- afgeleide producten en merchandising (muziek-cd, DVD, T-shirts…)
- het uitdiepen van de contacten met bestaande adverteerders (naar analogie van de business seats bij voetbalwedstrijden)
- bestaande adverteerders kunnen sponsors worden van het festival
- het aantrekken van nieuwe adverteerders
- een beeldverslag met extra ruimte voor reclame
- een succesvol festival als nieuw profitcenter
Festivalorganisatie is een specialisme op zich en het tv-station heeft niet de kennis noch de middelen om zelf een muziekfestival te organiseren. Dus zoekt de marketingdirecteur een deskundige partner op het gebied van festivalorganisatie. Via persoonlijke contacten en referenties nodigt ze een paar evenementenbureaus uit voor een briefing.
Evenementenbureau Delta
Delta is een professionele festivalorganisator, waar 10 mensen werkzaam zijn. Het bedrijf heeft 15 jaar ervaring met festivalorganisatie. Wanneer het tv-station een briefing geeft over het evenement woont Jo, een talentvolle jonge medewerkster, deze bij. Linde is haar assistente.
Op de briefing zijn er nog twee andere conculega’s (collega’s / concurrenten) aanwezig. Gedurende één uur krijgen ze informatie over het evenement dat de familiezender voor ogen staat.
De informatie
Opzet
Organiseer een professioneel muziekfestival voor de kijkers van het tv-station.
Doelstellingen
- Bezoekers: Het eerste jaar worden 20.000 bezoekers verwacht. In de volgende jaren verwacht men een groei van 15% bezoekers per jaar.
- Financiën: Het eerste jaar is er een netto-investering gepland van 40.000 euro. Vanaf het tweede jaar mikt men op break–even (winst noch verlies).Het derde jaar rekent men op een winst van 150.000 euro. Het vierde jaar moet er een opbrengst van 200.000 euro worden gehaald. Het vijfde jaar moet de winst uitkomen op 250.000 euro.
- Timing: Binnen 10 maanden moet het festival plaatsvinden.
Tijdschema
Geïnteresseerde bureaus dienen voor het einde van de volgende maand een uitgewerkt voorstel in. De bureaus met de beste voorstellen worden uitgenodigd voor een verdere bespreking. Voor het einde van de volgende maand valt er een beslissing en wordt de festivalpartner bekendgemaakt.
Delta's beslissing
Jo rekent uit dat er nog net voldoende tijd is om een goed voorstel uit te werken. Een compleet nieuw muziekfestival opbouwen is een ongemeen boeiend project. Het werk moet wel “tussendoor” gebeuren. Immers, het uitwerken van een voorstel kan je niet factureren. Er is dus een risico dat je voor niets werkt. Anderzijds: Als de tv-zender het voorstel aanvaardt, kan het festival groeien en meerdere jaren na elkaar worden georganiseerd, en dat is een interessante zaak.
Top | Ga verder naar Het ontwikkelen van een concept 