Project Lounge| MS Project Gebruiken | |
 |
|
Resources toewijzen | Inhoud | Resourcesinfo aanvullen en verfijnen 
Taakinfo aanvullen en verfijnen
Dubbelklikken op een taak geeft je een venster waar je bijkomende taakinformatie kan invullen.
Algemeen
“Algemeen” geeft, zoals de naam het zegt, algemene informatie over de taak. Uiteraard komt hier de naam van de taak en de duur ervan; “schatting” geeft een vraagteken (“?”) in het beginscherm bij “duur”.
“Percentage voltooid” heeft te maken met de opvolging van de taak en komt dus pas aan bod bij de opvolging van het project na het planningsproces.
Je kan een taak een prioriteit geven van 0 tot 1.000; standaard staat deze prioriteit ingesteld op 500. Taakprioriteit heeft betekenis bij het automatisch door MS-Project laten aanpassen (herverdelen) van de projectplanning bij planningsconflicten. Als één resource aan meerdere taken op hetzelfde moment is toegewezen heb je een probleem. Met “herverdeling” wordt de taak met de hoogste prioriteit eerst gepland, vervolgens komen de taken met lagere prioriteit.
Voorafgaande taken
Via “Voorafgaande taken” verbind je taken met elkaar. Standaard is dit een begin-na-einde relatie. Andere soorten relaties krijg je door te klikken op “Type relatie”.
Gelijk begin: twee taken beginnen gelijktijdig.
Gelijk einde: twee taken zijn gelijktijdig klaar.
Einde-na-begin: de tweede taak moet klaar zijn wanneer de eerste begint; je kan zien dat de begindatum is opgeschoven.
“Vertraging” is de tijd tussen twee aan elkaar gerelateerde taken.Positieve vertraging: enige tijd na het einde van taak A begint taak B. In dit voorbeeld is de positieve vertraging twee werkdagen.
Negatieve vertraging betekent dat taken elkaar overlappen; in dit voorbeeld is er een overlapping van twee werkdagen.
In sommige projecten moet je rekening houden met vertraging in de zin van verstreken dagen in plaats van verstreken werkdagen.
Voorbeeld: een pas geverfde muur moet droog zijn voor de volgende taak kan beginnen. Nu spreekt het vanzelf dat verf ook droogt in het weekend, niet alleen op werkdagen. Dit soort vertraging kan je aangegeven met “vd” (verstreken dagen).
Linde kan in dit geval onmiddellijk na het weekend met haar taak beginnen - verondersteld dat ze in het weekend niet werkt.
Resources
Met “Resources” kan je meer specifieke resource-informatie inbrengen. Bijvoorbeeld: een resource werkt 50 % van zijn/haar tijd aan een taak.
Taak C wordt afgewerkt door Jo die 50 % aan die taak werkt. Je kan ook meer eenheden per resource inschakelen, bijvoorbeeld meerdere schilders in een schildersploeg.
Taak C is toegewezen aan een schildersploeg van 5 personen (eenheden 500 %).
Geavanceerd
Taken kunnen onderworpen zijn aan allerlei eisen en beperkingen. Een deadline (pijltje in de Gantt Chart) geeft aan wanneer een taak klaar moet zijn.
Taak A heeft een deadline op 10 november.
Deze deadline is al verstreken. De informatiekolom geeft dit planningsprobleem aan met een uitroepteken in een rode ruit.
Automatisch wordt een taak “zo snel mogelijk” gepland. Maar er zijn ook andere mogelijkheden:
- “zo laat mogelijk”
- “niet eerder eindigen dan”, plus datum
- “niet later eindigen dan”, plus datum
- “moet eindigen op”, plus datum
- “moet beginnen op”, plus datum
- “niet eerder beginnen dan”, plus datum
- “niet later beginnen”, plus datum
In de informatiekolom kan je zien om welke beperking het gaat.
Taaktype: Eenmaal taken, duur van de taken en resources zijn ingevuld, rekent MS-Project met deze gegevens.
Voorbeeld: taak A duurt vier dagen; er is in eerste instantie één persoon toegewezen aan deze taak. Bij toewijzing van een extra persoon zal taak A klaar zijn op twee dagen (vier dagen gedeeld door twee personen).
Deze berekening gebeurt automatisch tenzij je aangeeft dat je de taak niet “op basis van hoeveelheid werk” plant. Met andere woorden: extra resources zorgen er in dat geval niet voor dat de taak sneller is afgewerkt. Ter illustratie: een busrit verloopt niet sneller met 10 chauffeurs. MS–Project legt een sterke relatie tussen werk, duur en eenheden.
Werk = duur x eenheden
“Werk” wordt berekend met de informatie over duur en eenheden. Met de informatie van twee gegevens berekent MS-Project het derde.
Duur = werk/eenheden en Eenheden = werk/duur
Met “Taaktype” kan je één van deze variabelen constant houden zodat de andere variabele berekend wordt. Voeg je na een eerste planning bijkomende resources toe, dan vraagt MS-Project je een keuze te maken uit 3 opties:
de duur verkorten met dezelfde hoeveelheid werk
- de hoeveelheid werk vergroten en de duur niet wijzigen
- de uren van de resources verminderen zonder de duur of de hoeveelheid werk te veranderen.
Als je de duur van een taak verandert, laat MS-Project je kiezen tussen:
- een toename van de werklast, zodat de taak later klaar is
- minder werkuren per dag, zodat de taak later klaar is en de resource-eenheden verminderen.
Door de kolom “Werk” in te voegen, zie je hoeveel werk er nodig is per taak.
In de kolom “Werk” zien we dat taak A 16 uren werk vergt (Jo werkt twee dagen van 8 uren), taak B vergt 8 uren werk en als 5 mensen gedurende 2 dagen aan taak C werken, kost die in totaal 80 uren werk.
“Vaste eenheden” betekent: extra mensen werken de taak sneller af.
Met Jan extra op taak A, is de taak klaar op één dag - de taak zelf is nog steeds zestien uren werk.
“Vaste duur” betekent dat met extra mensen ieder afzonderlijk minder tijd besteedt aan de taak. Als Piet helpt bij taak B, zien we dat de taak nog steeds één dag duurt (en acht uren werk is), maar Linde en Piet werken slechts 50 % van hun tijd aan taak B.
“Vast werk” betekent dat de hoeveelheid werk gelijk blijft. Meer mensen doen de hoeveelheid werk niet verminderen, maar veranderen wel de kalenderduur van de taak.
Met een bijkomende ploeg schilders van vijf personen wordt het schilderkarwei afgewerkt in één dag, maar het blijft wel een werk van tachtig uren.
Notities
Met “Notities” kan je bijkomende informatie over de taak vermelden, bijvoorbeeld kwaliteitseisen. Als er “Notities” zijn voor een taak, zie je dat in de kolom info.
Vaste kosten van een taak
Kosten van een taak zijn niet alleen de resourcekosten, maar ook de vaste kosten. Deze noteer je in de tabel “Kosten” in combinatie met de Gantt Chart ( “Beeld: Gantt-diagram”; “Tabel: kosten”, meer bepaald de kolom “Vaste kosten”).
In dit voorbeeld heeft taak A een vaste kostprijs van 55 euro.
Top | Ga verder naar Resourcesinfo aanvullen en verfijnen