Project Lounge| Project Management | |
| Creatief denken | |
 |
|
Mind mapping
Denken is een nogal warrig proces. Ideeën verspringen voortdurend, volgen verschillende pistes en roepen vreemde associaties op. Als je op een rechtlijnige wijze aantekeningen maakt, begrenst dit je mogelijkheden. Met een “Mind Map” kan je je gedachten beter uiten en structureren. Visuele voorstellingen (tekeningen, symbolen, pijltjes) zijn daarbij erg bruikbaar.
Brainstormen
Bij de start van een project kan brainstormen een goed middel zijn bij het zoeken naar mogelijke oplossingen voor problemen.
Brainstormen kan ook een globaal beeld schetsen van de diverse taken in het project. De opzet van brainstormen is om in een korte tijd (één à twee uur) met een kleine groep (maximaal twaalf mensen) heel veel ideeën (minimaal vierhonderd) te verzamelen.
Brainstormen is bruikbaar voor projecten of problemen met een vage beginstaat waarbij er niet één en slechts één perfecte oplossing is.
Doen mee aan het brainstormen:
- mensen met kennis van het probleem
- mensen die bij het probleem betrokken zijn
- specialisten
- klanten
- gebruikers
Het kan zinvol zijn om ook mensen uit te nodigen die helemaal niet van het probleem op de hoogte zijn. Deze deelnemers kunnen het project opentrekken omdat ze niet worden “gehinderd” door specialistische kennis of sterke betrokkenheid. De projectverantwoordelijke leidt het brainstormen.
Regels voor brainstormen
- Oordeel opschorten: tijdens het brainstormen spreekt men geen oordeel uit over de gelanceerde voorstellen; de projectverantwoordelijke moet deze regel doen naleven.
- “Freewheelen” is aangewezen: een vrolijke, ontspannen sfeer helpt om ideeën te ontwikkelen.
- Brainstormen mikt op een massa ideeën: hoe meer, hoe beter.
- Kruisbestuiving is een belangrijk principe: ideeën zijn geen persoonlijk eigendom, anderen kunnen verder bouwen op eerder geformuleerde ideeën, varianten bedenken.
Fasen in brainstormen
- Eerst formuleert de projectverantwoordelijke het probleem zodat het voor iedereen verstaanbaar is, met niet meer technische aspecten dan nodig.
- Dan herformuleert de projectverantwoordelijke het probleem. Zo komen andere invalshoeken aan bod. Bij het begin van het brainstormen kiest de verantwoordelijke een uitgangsformulering: “Hoe kunnen we ....? ”
- Vervolgens kan de groep warmdraaien. Warmdraaien doe je door een nonsensprobleem te gebruiken als aanloop voor het eigenlijke brainstormen.
Voorbeeld: “Wat kan je allemaal doen met een leeg flesje frisdrank?” Andere formuleringen: “Stel dat je bent aangespoeld op een onbewoond eiland en je hebt alleen maar een leeg flesje frisdrank. Wat kan je daarmee doen? Hoe kan je dat flesje gebruiken om je leven comfortabeler te organiseren?”
Daarna start het eigenlijke brainstormen.
Als er geen ideeën meer komen, kan je één minuut stilte inlassen en/of op zoek gaan naar varianten van het meest wilde idee. Als de deelnemers geen ideeën meer hebben, rond je de sessie af, je bedankt de deelnemers en vertelt hen wat er verder met de geformuleerde ideeën zal gebeuren.
Tips om te brainstormen
De leider van het brainstormen (of een secretaris) schrijft alle ideeën op met een volgnummer. Belangrijk is dat alle ideeën voortdurend zichtbaar blijven voor de hele groep (gebruik dus geen videocamera of geluidsopname). Een flip-over is hierbij erg handig. Volgeschreven vellen papier plak je met tape voor iedereen zichtbaar tegen de muur. Immers, nieuwe ideeën komen vlotter als de vorige ideeën zichtbaar blijven. Variaties van een idee geef je een nieuw nummer.
Waarnemers, directieleden en besluitvormers (Decision Makers) zijn geen geschikte aanwezigen omdat ze de deelnemers remmen. Deelnemers mag je niet persoonlijk aanspreken. Mensen voelen zich dan geviseerd en zijn dus minder spontaan:
“Vooruit Jan, we wachten, je hebt nog steeds niet veel gezegd. Gebruik je hersens en geef nu eindelijk ook eens een goed idee.”
Een evaluatie van het brainstormen kan pas enige tijd later gebeuren. Een kritische evaluatie vraagt immers een andere, analytische vorm van denken en dus enige afstand. Specialisten en besluitvormers zijn het best geplaatst om de resultaten van het brainstormen nauwgezet te evalueren.
Na de evaluatie informeert de projectverantwoordelijke alle deelnemers over de bereikte resultaten.
Top | Ga verder naar Projectpresentatie 