Project Lounge| Project Management | |
| De opvolging van een project | |
 |
|
De follow-up
Teamleden en de projectmanager zijn samen verantwoordelijk voor de opvolging van hun project. Doel van deze opvolging: het project doen slagen wat betreft timing, kwaliteit, kosten en wensen van de klant.
Follow-up mag je dus niet verwarren met controle op het functioneren van teamleden in het project. Opvolgen is gericht op het resultaat, niet op controleren of teamleden ‘s morgens wel op tijd beginnen werken.
Een goede opvolging begint bij een goede informatiestroom van de teamleden naar de projectmanager. Dit veronderstelt in eerste instantie dat je projectgegevens verzamelt. Dat kan bijvoorbeeld op basis van wekelijkse rapportering. Je verzamelt gegevens over de tijd besteed aan het project, de uitgaven, de realisaties, wat moet er nog gebeuren, hoeveel tijd daarvoor nodig is, hoeveel dat zal kosten, enzovoort.
Goed schatten wat er al is afgewerkt en hoeveel er nog moet worden gewerkt, is niet zo makkelijk als het lijkt. Mensen lijden nogal eens aan het 90% klaar-syndroom en zijn te optimistisch over de inspanning om een taak 100% af te werken.
Dit kan je oplossen door een andere methode te gebruiken. Bijvoorbeeld: zodra een taak gestart is, boek je die al voor 50% als gerealiseerd, de resterende 50% ken je pas toe als de taak 100% is afgewerkt. Je kan natuurlijk ook andere rekenmogelijkheden hanteren.
De verdiende waarde berekenen (Earned Value)
Hoe staat het project ervoor, hoe zit het met timing en uitgaven?
Dit kan je nagaan met behulp van een aantal parameters.
Earned Value-parameters
BCWS: Budgeted Cost for Work Scheduled, of het aantal geplande manuren vermenigvuldigd met de kostprijs per uur .
ACWP: Actual Cost for Work Performed, of de reële uitgaven, op basis van het aantal reëel gepresteerde manuren.
BCWP: Budgeted Cost for Work Performed, of de begrote kostprijs van het gepresteerde werk.
ACWP / BCWP geeft de kostenvariante weer.
BCWP / BCWS geeft de tijdvariante weer.
Met een projectie kan je schatten hoe de toestand op het einde van het project zal zijn als alles op dezelfde wijze verloopt.
Voorbeeld: Een toepassing van de Earned Value-berekening
In een project wil men 40 kantoren uitrusten met nieuwe computerinfrastructuur.
Volgens het projectplan moeten er 10 kantoren per week worden vernieuwd.
De kostprijs per kantoor is 800.000 euro.
Na 1 week zijn er 8 kantoren vernieuwd, met als prijskaartje 7.200.000 euro.
Wat is de status van het project met betrekking tot budget en tijd? Hoeveel zullen de totale projectkosten bedragen als deze trend zich doorzet en hoelang zal het project dan duren?
Na 1 week is de BCWS = 10 x 800.000 euro = 8.000.000 euro.
Op basis van de rapportering hebben we volgende informatie: ACWP = 7.200.000 euro.
BCWP = 8 kantoren x 800.000 euro = 6.400.000 euro
De kostenvariante is 12,5% en de tijdvariante is 25%. Dit betekent dat het project 12,5 % boven zijn budget is en 25 % over tijd. Als we deze gegevens in de toekomst projecteren, is de totale kostprijs: 32.000.000 euro x 1,125 = 36.000.000 euro
en de totale duur: 4 weken x 1,25 = 5 weken.
Het grote probleem met deze methode is dat je veel en correcte informatie nodig hebt - informatie die vaak niet beschikbaar is.
Andere projectratio’s
Andere projectratio’s kan je berekenen met de onderstaande basisgegevens.
BW: Budgeted Work, of de geplande inspanning voor het totale project.
WSTD: Work Spent to Date, of de inspanning reeds geleverd in het project.
WRE: Work Remaining Estimate, of een schatting van de totale inspanning die nog moet gebeuren in het project.
Met deze gegevens kan je een aantal interessante parameters berekenen:
Werk gerealiseerd in het project:
RTD = BW - WRE (Work Realised to Date)
Percentage van het project dat klaar is:
PF = RTD / BW x 100 (Percentage Finished)
Gerealiseerde productiviteit in het project:
PVTY = RTD / WSTD x 100 (productiviteit).
Een productiviteit van 100 % betekent dat er helemaal volgens de geplande productiviteit wordt gewerkt in het project.
Minder dan 100 % geeft aan dat de productiviteit lager ligt dan oorspronkelijk gepland.
Een uitkomst hoger dan 100 % geeft aan dat de productiviteit in de eigenlijke projectuitvoering hoger is dan verwacht.
Met deze gegevens kan je een aantal projecties maken voor de toekomst van het project. Projecties die je al dan niet kan corrigeren met de info over de gerealiseerde productiviteit.
Ongecorrigeerd: de nog uit te voeren activiteiten worden afgewerkt binnen de oorspronkelijke raming en er zal geen invloed zijn van de al gehaalde (lagere of hogere) productiviteit.
Gecorrigeerd: de nog uit te voeren activiteiten zullen net zoveel afwijken van de oorspronkelijke prognose als de reeds uitgevoerde activiteiten.
De totaal verwachte inspanning in het project ongecorrigeerd is:
Projected Total Work Uncorrected.
PTWu= WSTD + WRE.
De gecorrigeerde verwachte inspanning is:
Projected Total Work Corrected.
PTWc = WSTD + WRE/PVTY
De verwachte extra duur van het project, ongecorrigeerd:
Projected Overrun Uncorrected.
POVu = PTWu - BW
De verwachte extra duur van het project, gecorrigeerd:
Projected Overrun Corrected.
POVc = PTWc – BW
Een voorbeeld:
Een project duurt volgens de oorspronkelijke planning 720 dagen. Er zijn ondertussen 250 dagen verstreken. Een rondvraag bij de teamleden leert dat ze nog 526 dagen nodig hebben om het project af te werken.
BW = 720 dagen
WSTD = 250 dagen
WRE = 526 dagen
Welke conclusies kan je trekken met betrekking tot dit project?
RTD = BW - WRE = 720 - 526 = 194
PF = RTD / BW X 100 = 194 / 720 = 26,9 %
PVTY = RTD / WSTD X 100 = 194 / 250 X 100 = 77,6
PTWu = WSTD + WRE = 250 + 526 = 776
PTWc = WSTD + WRE / PVTY = 250 + 526 / 0,776 = 927
POVu = PTWu - BW = 776 - 720 = 56
POVc = PTWc - BW = 927 - 720 = 207
Uit deze projectratio’s blijkt dat het project 56 dagen langer zal duren in de veronderstelling dat teamleden in de toekomst volgens de aanvankelijk geplande productiviteit werken.
Als daarentegen de al gehaalde productiviteit de norm voor de rest van het project is, zal het project niet minder dan 207 dagen langer duren.
Viermaal meer dan de vorige berekening!
Deze laatste veronderstelling is allicht de meest realistische.
Wil je in dit project toch absoluut de timing respecteren, dan zal je - in samenspraak met de stuurgroep - alternatieve acties moeten opzetten.
Audit van een project
Wat is een audit?
Om een project op te volgen, kan je een audit organiseren.
Immers, de kans dat een project ontspoort, is vrij groot. Toenemende complexiteit, schaalvergroting en dergelijke maken dat het resultaat niet altijd voldoet aan de gewenste kwaliteit. Projecten raken al te vaak niet klaar binnen de timing en de begroting.
Een projectaudit is een systematisch en onafhankelijk onderzoek waarmee je kan nagaan of de behaalde resultaten overeenkomen met de gewenste resultaten.
Doel van een audit is rapportering op basis van objectieve feiten.
Conclusies en aanbevelingen zijn gebaseerd op onderzoek van de projectvoering. Aanbevelingen van een audit moeten een constructief karakter hebben: ze geven aan met welke maatregelen en acties het team het projectdoel kan bereiken.
Wanneer een audit uit te voeren? Dat kan je het beste doen als er een kwart van het budget is besteed. Op dat moment zijn er voldoende gegevens beschikbaar om een behoorlijke extrapolatie te kunnen maken. Bovendien kan er dan nog een en ander worden bijgestuurd. Voor een projectaudit maak je gebruik van het projectdossier en interviews met de verschillende partijen in het project, “walking around”. Als algemene vuistregel geldt dat niet het verleden, maar het heden en de toekomst van het project centraal staan. Verbeteren van producten en processen is belangrijk, niet het beoordelen van mensen.
Bij een audit worden uitspraken geverifieerd met andere bronnen en ook de follow-up van de aanbevelingen moet aandacht krijgen.
Aandachtspunten van een audit
- Juistheid en volledigheid van het opdrachtmanagement
Men kijkt projectofferte en projectcontract na.
Kunnen de verwachtingen worden ingelost? Is er een contract ondertekend?
- Projectopdracht
Het begin van een project is een eenduidige en schriftelijke afspraak met de klant (intern/extern) over de inhoud van het project en de toestemming om te starten. Concreet gaat het hier bijvoorbeeld over de afbakening van het project, of de specificatie van producten en diensten.
- Projectorganisatie
Rollen en verantwoordelijkheden van de deelnemers in het project worden onderzocht. Zo kijkt men onder andere naar de specialisatiegraad van de teamleden en de projectstructuur.
- Projectmedewerkers
Werken de juiste personen op de juiste plaats? Passen kennis en ervaring van de medewerkers bij de voorgestelde taakuitvoering? Hoe verloopt de samenwerking tussen de teamleden in het project? Hoe gemotiveerd zijn de teamleden?
Hoe zijn taken en verantwoordelijkheden verdeeld?
- Projectuitvoering
Zijn de afspraken van het projectcontract en het projectplan omgezet in resultaten met een definitie van mijlpaal- en eindproducten?
Hoe verloopt de formele acceptatie van mijlpaalproducten?
- Projectplanning
Wordt bij het toewijzen van mensen en middelen rekening gehouden met de veelheid aan taken, relaties en afhankelijkheden in het project?
Zijn alle functies en taken ingevuld?
- Projectstatus
Hoe volgt men de vooruitgang in het project?
Hoe gebeurt de registratie van de vooruitgang in het project? Hoe wordt de planning bijgesteld?
- Projectinfrastructuur
Zijn alle nodige middelen en faciliteiten voor een professionele projectvoering aanwezig?
Hoe zit het met de infrastructuur?
- Omgeving van het project
In een project moet je rekening houden met diverse activiteiten buiten het project, o.a. de noodzakelijke inbreng van de gebruikers. Hoe is deze inbreng georganiseerd?
Zijn er bijvoorbeeld specificaties gemaakt van een interface met systemen van de gebruiker?
- Implementatie
In deze fase past men het project toe in de omgeving waarin het moet werken. Is er een pilootfase, zodat het project zich op beperkte schaal in de echte wereld kan bewijzen?
Na validatie van de implementatiefase door de klant en mogelijk ook de gebruiker kan men het project uitvoeren. Is er aandacht voor de documentatie van het project, en vorming en informatie van de gebruiker?
Top | Ga verder naar De invoering van het project 