Project Lounge| Project Management | |
| Functionerings- en correctiegesprekken | |
 |
|
Correctiegesprekken
Een teamlid heeft, tegen de afspraken in, geen test gemaakt van het geleverde werk. In een volgende fase blijkt er een en ander fout te gaan: tijd voor een correctiegesprek onder vier ogen.
Een correctiegesprek is een moeilijk gesprek; je moet afstemmen op het gedrag van het teamlid, en niet op zijn/haar persoonskenmerken. Als projectmanager kan je hierbij “ik – boodschappen” gebruiken. Bij het begin van het gesprek breng je het probleem concreet en specifiek ter sprake. Natuurlijk vraag je ook naar het ontstaan ervan. Verder bespreek je de reacties van het teamlid met emoties, weerstanden en argumenten rond het probleem. Je zoekt actief naar een oplossing: je onderhandelt over een aanpak, je geeft suggesties of je zegt expliciet wat het teamlid moet doen.
Het gesprek eindigt met concrete, specifieke en ondubbelzinnige afspraken en de opvolging ervan.
Functioneringsgesprekken
Functioneringsgesprekken zijn tweegesprekken tussen de projectleider en teamleden over het werk. Doel van een functioneringsgesprek is het functioneren van het teamlid in je project te verbeteren. Dat doe je door samen oplossingen te zoeken voor knelpunten in het werk. Het uitgangspunt van een functioneringgesprek is: “Wat kan de projectmanager doen om het functioneren van het teamlid te bevorderen? ”
Deze gesprekken voer je op regelmatige basis; ze zijn een vorm van persoonlijke aandacht van de projectmanager voor het teamlid. Het eerste gesprek vindt meestal plaats wanneer 25% van de projecttaak is afgewerkt.
- Kenmerken van een functioneringsgesprek
- Verloop van een functioneringsgesprek
- Bijkomende punten in een functioneringsgesprek
- Tijdsbeheer (Time Management)
Kenmerken van een functioneringsgesprek
- Een functioneringsgesprek verloopt in twee richtingen. Het is een dialoog waarbij de projectmanager vooral actief luistert.
- Het gesprek is oplossingsgericht, met afspraken voor beide partijen.
- De projectleider coacht het teamlid om vooruitgang te boeken en ruimt obstakels op.
- Functioneringsgesprekken zijn vooral gericht op de toekomst, minder op het verleden.
- Het gaat hier niet om beoordelingsgesprekken of gesprekken om kritiek te uiten.
Verloop van een functioneringsgesprek
De projectmanager begint het gesprek meestal met een vraag als: “Hoe gaat het met je werk in het project?” (vooruitgang, kwaliteit, risico’s, budget, samenwerking...)
Het klassieke antwoord: “Goed.”
Reactie van de projectmanager: “Vertel daar eens wat meer over.”
Als projectmanager bevestig je de positieve punten, tot de medewerker iets zegt in de zin van: “Niet alles loopt even goed.” Dan vraag je meer info: “Kan je daar iets meer over vertellen?”
Elk punt wordt uitvoerig besproken en de projectmanager informeert naar voorstellen van het teamlid om pijnpunten aan te pakken: “Hoe kan je dit oplossen?”
Vervolgens onderhandelen projectmanager en teamlid over een aanvaardbare oplossing.
De projectmanager onderhandelt met inachtneming van de timing, het budget en de kwaliteitseisen van het project.
Alle punten van het teamlid worden uitgebreid besproken.
In een volgende fase bespreekt de projectmanager knelpunten ten aanzien van het teamlid.
Als projectmanager praat je - op een niet bedreigende wijze - over het functioneren van de medewerker in het project. Kritiek roept vooral een defensieve reactie op en is niet oplossingsgericht. Je gebruikt “ik- boodschappen”: een beschrijving van wat er niet goed loopt samen met het gevoel dat dit oproept, en een vraag naar hoe dit punt kan verbeteren.
Bijvoorbeeld: “Ik zie dat taak X niet is af geraakt; dat is erg vervelend. Hoe kan je X alsnog zo snel mogelijk afwerken?”
Een andere, niet bedreigende manier om punten ter sprake te brengen, is gezamenlijk schuld bekennen: “Het is voor niemand makkelijk om de kwaliteit in het project te realiseren. Hoe ga jij daarmee om?”
Hoe je het gesprek ook aanpakt, het uitgangspunt hierbij is steeds: “Wat kunnen we nu doen om het projectresultaat te realiseren?”
In de slotfase van het functioneringsgesprek vat je de gemaakte afspraken samen.
Top
Bijkomende punten in een functioneringsgesprek
Oplossingen die het teamlid zelf naar voor brengt, zijn meestal erg goede oplossingen: het teamlid zal ze meestal heel erg goed uitvoeren. Een functioneringsgesprek is een dialoog, geen gesprek in de zin van: “Luister nu eens een keer naar wat ik je te vertellen heb.”
Als projectmanager mag je zeker ook complimenten geven. Vermijd echter uitspraken als: “Dat heb je goed gedaan, maar ...” Complimenten moeten gemeend en gratis zijn, geen glijmiddel voor kritische opmerkingen.
Brengt het teamlid zelf geen punten naar voor, dan vraag je als projectmanager om een aantal punten te bespreken die voor jou belangrijk zijn.
Mini-functioneringsgesprekken kan je regelmatig voeren. Af en toe is het wenselijk meer formele, gestructureerde functioneringsgesprekken te voeren. Een functioneringsgesprek is pas effectief als er een open en positieve relatie is tussen de projectmanager en de teamleden.
Top | Ga verder naar Slecht nieuws meedelen 