Project Lounge| Project Management | |
| Onderhandelen, vuistregels en klachten. | |
 |
|
Onderhandelen in een project
In een project moet je als projectmanager regelmatig onderhandelen met klanten, gebruikers, sponsor en teamleden. Onderhandelthema’s zijn: budget, tijdschema, medewerkers, kwaliteit, enzovoort.
Bij onderhandelingen zijn er altijd meerdere, van elkaar afhankelijke partijen met eigen, verschillende doelstellingen; elke partij heeft zijn eigen agenda.
Onderhandelen verloopt altijd in een sfeer van onzekerheid:
je weet niet hoever de ander wil of kan gaan in het spel van geven en nemen.
Na afloop kom je ook niet te weten of er méér in zat.
Tijdens het onderhandelen probeer je in relatie met de ander je eigen doelen te realiseren, zonder daarom met elkaar te vechten.
Onderhandelen kent volgende dimensies:
- inhoud: wat ligt er in de weegschaal?
- machtsbalans: wie heeft de meeste macht?
- sfeer: hoe is de relatie tussen de partijen?
- procedures: formaliteiten van het onderhandelen.
Vuistregels voor onderhandelen
Onderhandelen, hoe doe je dat? Een paar tips en trucs.
- Als projectmanager ben je een flexibel onderhandelaar, maar je moet standvastig blijven op essentiële punten.
Je weet wat je wil bereiken en wat voor de ander belangrijk is. Daarmee betreden we de onderhandelingsruimte: de ruimte tussen wat je zeker wil bereiken (breekpunt) en wat je wel wil bereiken (ambitie). Wisselgeld is wat je kan toegeven zonder je breekpunt of ambitie op te geven.
- Toon respect voor de andere partij. Onderhandelingen zijn geen strijd op leven en dood.
- Relativeer standpunten en opmerkingen van de andere partij, in haar positie zou je waarschijnlijk net zo reageren.
- Impasses zijn onvermijdelijk tijdens een onderhandeling: je hebt het gevoel dat je er niet uit geraakt, de posities zitten muurvast.
- Vragen stellen helpt altijd:
“Wat als we ....?”
- Start de onderhandeling met een duidelijke, realistische en ambitieuze doelstelling.
- Toegeven doe je alleen op punten die voor het project minder belangrijk zijn.
- Je mag niet te snel toegeven: voor wat, hoort wat. Geef niet zomaar iets uit handen.
- Trek een toegeving terug in als je er te weinig voor in de plaats krijgt.
- Stel jezelf positief op in de hoop dat de andere partij deze houding overneemt.
- Het eerste bod is altijd een test. Ga er dus niet op in, maar doe een ambitieuzer tegenbod.
- Concentreer je op het oplossen van situaties.
- Verander waar mogelijk het onderhandelingspakket (aan- of uitkleden van een voorstel).
- Als je een dreigement wil gebruiken, moet dit geloofwaardig, zijn, schade toebrengen aan de positie van de ander en in verhouding zijn tot de zaak waarover je onderhandelt.
- De salamitactiek: je verdeelt een zware eis in een groot aantal kleinere eisen die, apart beschouwd, makkelijk aanvaard kunnen worden, maar samen toch een groot geheel vormen.
- Licht tot zwaar overdrijven, is gebruikelijk bij onderhandelen. Je weet zelf ook niet of de ander wel de waarheid vertelt.
- Koppelverkoop is het samenbrengen van verschillende punten in een globale onderhandeling. Op het ene punt geef je iets toe terwijl je op een ander punt iets neemt.
- Bouw verder op voor jou positieve elementen in de onderhandeling.
- Maak het de ander makkelijk om “ja” te zeggen en moeilijk om “nee” te zeggen. Denk aan Marlon Brando in de film The Godfather: “I’m going to make him an offer he can’t refuse.”
- In onderhandeling met een leverancier krijg je waarschijnlijk te horen dat er maar een beperkte voorraad is, een grote vraag en een prijs die in de nabije toekomst zeker zal stijgen: redenen genoeg om nu te bestellen...
Als projectmanager zal je in een onderhandeling met een leverancier steeds de prijs betwisten, andere gesprekspartners hebben en niet gehaast zijn om een beslissing te nemen.
- Een ultimatum van de andere partij neem je ernstig en stel je op de proef.
- Als projectmanager moet je ook goed weten wat je beste optie is als je geen overeenkomst kan bereiken.
Klachten
Bij klachten over het project onderhandel je als projectmanager over oplossingen.
Professioneel reageren op een klacht begint met actief luisteren. De ander wil allicht zijn ongenoegen uiten en stoom afblazen. Als projectmanager moet je begrip opbrengen voor het probleem dat wordt aangebracht. Met veel vragen analyseer je het probleem en je informeert naar mogelijke oplossingen die de ander zelf ziet. Daarna onderhandel je over een oplossing die ook voor jezelf aanvaardbaar is. Daarbij kan je eigen voorstellen formuleren of expliciet vertellen wat je zal doen om het probleem op te lossen.
Top | Ga verder naar Stressbeheersing 