Project Lounge| Project Management | |
| Presentatietechnieken | |
 |
|
Presentatietechnieken
Als projectmanager zal je op diverse plaatsen het project of specifieke aspecten ervan moeten voorstellen. Klanten, gebruikers, de stuurgroep of het team willen informatie krijgen over het project. De bedoeling is eerst en vooral hen te overtuigen van de waarde van het project.
Een presentatie vraagt een specifieke voorbereiding al naargelang de doelgroep en de doelstelling.
Is de presentatie een loutere infosessie of wil je het project verkopen, je team motiveren?
Klanten, gebruikers, teamleden of de stuurgroep hebben elk hun behoeften en interesseren zich voor andere aspecten van het project - en daar moet je op inspelen.
We gaan de volgende punten verder bespreken:
- Opbouw van een presentatie
- Lichaamstaal in een presentatie
- Presentatiestress
- Gebruik van audiovisuele middelen
- Hoe spreek je het publiek toe?
- Omgaan met vragen
- Een project verkopen
- Het budget verdedigen
- Afsluiten
Opbouw van een presentatie
- De inleiding: de projectmanager omschrijft het project als hét antwoord op een probleem, als een geweldige kans of als onderdeel van een globale strategie.
- Het midden van de presentatie kan bestaan uit:
- een overzicht van de projectstructuur en de projectorganisatie (rollen, partners e.a.);
- een schets van het projectverloop, kosten/baten, risico’s, kwaliteitsverwachtingen, middelen, beperkingen;
- concrete afspraken (meetings, documentatie...). - Als slot volgt een krachtig en positief besluit.
Lichaamstaal in een presentatie
Bij een presentatie heeft lichaamstaal een sterke impact. Om te overtuigen, maak je oogcontact met elke toehoorder.
Een muur, het plafond, de vloer, het projectiescherm of de flip-over zijn geen toehoorders. Je hoeft ze dus niet aan te kijken tijdens je presentatie.
Een (fysiek) stabiele houding suggereert mentale kracht. Je straalt meer zelfvertrouwen uit als je niet wiebelt (van het ene been op het andere, van links naar rechts of van voren naar achter).
Door actief te bewegen, maak je de presentatie meer dynamisch.
Functionele gebaren ondersteunen wat je vertelt en brengen je boodschap beter over.
Niet-functionele gebaren zoals met een balpen spelen of in je haren krabben, mijd je - geen gezicht, toch?
Varieer je stemgebruik (volume en intonatie) in de presentatie; niemand luistert graag naar een saaie, monotone stem.
Richt je schouders steeds recht naar je publiek.
Maak jezelf niet smaller dan je bent. Immers, de bedoeling is net dat je publiek jou zo goed mogelijk kan zien!
Presentatiestress
Een presentatie kan zeer belangrijk zijn voor het al dan niet uitvoeren van een project (go/no go -beslissing). Extra stress dus voor een projectmanager!
Hoe beheers je deze stress?
- Een goede voorbereiding, eventueel met een test van je presentatie voor een groep, zal je stress gevoelig verminderen.
- Informatie over het publiek en zijn houding t.o.v. het project maakt het makkelijker reacties in te schatten en vermindert zo ook je stress.
- Lichaamsbeweging of wat frisse lucht opdoen voor de presentatie helpt altijd.
- Met ontspanningsoefeningen voor nek en schouders is je lichaam minder gespannen.
- Let op je ademhaling voor en tijdens de presentatie; een regelmatige buikademhaling vermindert je stress.
- Met audiovisuele middelen creëer je een gezamenlijk aandachtspunt. Ook makkelijk voor jou: je hoeft de structuur van je presentatie niet meer van buiten te leren.
- Relativeer de situatie en beschouw je publiek als mensen die sterk in je project geïnteresseerd zijn.
- Positieve visualisatie van jezelf tijdens de presentatie is belangrijk. Zie jezelf als een boeiende spreker.
- Van stress krijg je een droge keel, een glas water helpt als het spreken moeilijker gaat.
- Je publiek merkt minder van jouw stress dan jij zelf. Een hele geruststelling!
- Het moeilijkste moment is het begin van de presentatie; eens begonnen, vermindert je stress. Vooral interactie met je publiek helpt daarbij.
Gebruik van audiovisuele middelen
Bij een professionele presentatie horen audiovisuele middelen.
Een PC/laptop in combinatie met een LCD- projector en een scherm zijn vandaag de norm.
Een populair presentatieprogramma is PowerPoint.
Waarop moet je letten als je dit pakket gebruikt?
- Kies een vlot leesbaar lettertype: als het letteroog (“e”, “o”) goed leesbaar is, zit je goed.
- Hanteer kleur functioneel. Een andere kleur moet iets betekenen in je presentatie, bijvoorbeeld: rood voor kritische taken, zwart voor mijlpalen …
- Structureer de tekst en gebruik één idee per slide.
- Beperk de tekst op een slide tot 6 à 7 regels, met ten hoogste 7 woorden per regel.
- Visualiseer zo veel mogelijk: beelden overtuigen sterker dan woorden.
- Gebruik grafieken om je project voor te stellen.
- Beperk het gebruik van verschillende lettertypes en letter- groottes; zo behoud je overzicht.
- Maak je slides overzichtelijk en visueel aantrekkelijk.
Hoe spreek je het publiek toe?
Een publiek toespreken, is niet evident; enkele tips kunnen je hierbij helpen.
- Gebruik krachtige en positieve taal.
- Jouw enthousiasme voor je project overtuigt anderen.
- Beklemtoon vooral de voordelen van je project.
- Functionele humor kan, maar hou wel rekening met de gevoeligheden van je toehoorders. Grapjes over godsdienst, minderheidsgroepen of politiek horen niet in een professionele presentatie.
Omgaan met vragen
Je krijgt een vraag. Wat nu?
- Erken de deskundigheid, de gevoeligheden, de ervaring of de betrokkenheid van de vraagsteller.
- Geef de vraagsteller een compliment: “U stelt hier een terechte vraag.”
- Geef een antwoord met de nodige argumenten. Je hebt al hard gewerkt aan je project; nu kan je het ook overtuigend verdedigen.
- Eindig met: “Is dit een antwoord op uw vraag? Zijn er nog andere vragen?”
- Is de vraag niet erg duidelijk, vraag dan meer uitleg.
- Ga positief om met terechte opmerkingen.
- Als je geen antwoord weet op een vraag, kan je dat ook toegeven en de vraag stellen aan het publiek. Misschien is er iemand die wél een antwoord weet. Je kan ook zeggen dat je een antwoord gaat opzoeken en afspreken hoe je dit aan de vraagsteller kan bezorgen.
- Vermijd een onderonsje met een deskundige vraagsteller als de andere mensen in het publiek niet meer mee zijn. Spreek in dat geval af met de vraagsteller na de presentatie.
Een project verkopen
Een project verkopen - anderen overtuigen van de waarde van jouw project - is een hoogst belangrijke en moeilijke taak.
Ook interne projecten vragen een actieve commerciële aanpak.
James Joyce vertelt in “Ulysses” (1922) een idee van Bloom over een reclameproject voor een handel in papierwaren.
Bloom suggereerde een reclamewagen met twee knappe schrijvende meisjes. Knappe meisjes die schrijven, trekken volgens hem onmiddellijk de aandacht. Iedereen brandt van verlangen om te weten wat ze schrijven.
Het project ging niet door - volgens Bloom omdat de opdrachtgever dit schitterende idee niet zelf had bedacht.
Wil je klanten, gebruikers en sponsors van jouw project overtuigen, dan moet je ze eerst leren kennen. Persoonlijke gevoeligheden spelen hierbij een belangrijke rol.
Een goed project komt tegemoet aan de wensen, behoeften, noden of problemen van klanten, gebruikers en sponsors.
Doorgaans hebben deze wensen of behoeften te maken met het realiseren van winst in de meest ruime betekenis van het woord:
efficiënter werken, nieuwe diensten of producten lanceren, kwaliteitsverbetering, het aanboren van nieuwe markten, automatisering, kostenbesparing ...
Als je met een project start, moet je eerst de behoeften van de gebruikers of de klant(en) verkennen.
Daarbij kunnen zowel manifeste als latente (meer impliciete) behoeften een rol spelen.
Mogelijk is jouw project een oplossing voor een probleem dat de klant of gebruiker nog niet als dusdanig herkent. Of je gebruikt specifieke kennis, ervaring of recente technologie die de gebruiker of klant (nog) niet kent. Het is belangrijk dat je aan een zekere probleemgevoeligheid bij de gebruiker of de klant werkt.
Je moet immers overtuigend kunnen aantonen dat je project een antwoord is op echte behoeften. Eens je een degelijke studie van het project hebt gemaakt, moet je de klant van de meerwaarde van je project overtuigen.
Het budget verdedigen
De kosten van je project verdedig je als een realistische, correcte prijs.
Factoren als marktinformatie, kooplust, koopkracht en de waarde van het project bepalen de prijsperceptie van de klant.
Om de kostprijs van je project te verdedigen, beklemtoon je de vele voordelen voor de klant.
Eerst en vooral heb je het over kosten, opbrengsten en de meerwaarde van je project.
Is je project duur, dan kan je dat evengoed uitspelen als een troef: “Kwaliteit heeft een prijs!” Een sterk argument, zeker als je prijs- of kwaliteitsgaranties kan bieden.
Je kan de prijs verlagen door een korting, door extra kredietmogelijkheden of door de projectdoelstellingen te wijzigen.
Bij tegenwerpingen treed je beter niet in discussie, overtuigen doe je door te argumenteren.
Je stemt eerst voorwaardelijk in met de bezwaren en dan ga je argumenteren.
Nuttig hierbij is de transformatietechniek: je herformuleert het bezwaar als een vraag waarop je samen met de ander een antwoord zoekt.
Door je te identificeren met de ander, wordt zijn/haar vraag (of bezwaar) ook jouw persoonlijke vraag waarop je een antwoord zoekt.
Om een lawine van tegenwerpingen te counteren, kan je bij een eerste tegenwerping vragen: “Is dit het enige bezwaar?” Met deze isolatietechniek krijg je een overzicht van alle problemen van je klant met betrekking tot het project. Daarna beantwoord je het eerste bezwaar. Als je teveel bezwaren moet beantwoorden, wordt het erg moeilijk de andere partij te overtuigen van de waarde van het project, misschien is het zelfs louter tijdverlies. Sommige bezwaren zijn een teken van onzekerheid of besluiteloosheid. Aan jou om extra zekerheden te bieden of een besluit te helpen nemen.
Afsluiten
Bij het verkopen van je project is een positieve afsluiting cruciaal, dat spreekt.
Te vroeg het gesprek afsluiten - nog voor je klant echt overtuigd is -, komt erg opdringerig over.
Is er geen duidelijke afronding, dan gaat er een kans voorbij of gaat je klant twijfelen.
Wanneer sluit je het gesprek af?
Je sluit af na een koopsignaal van de klant: de klant is overtuigd van de waarde van het project en zegt dit.
Je kan ook afsluiten door enkele praktische punten te bespreken die een overeenkomst veronderstellen.
Eens een akkoord bereikt, moet je de klant positieve aandacht blijven geven: “Dit project gaat u heel wat opleveren.”
Te weinig nazorg kan negatieve gevoelens bij je klant opwekken: spijt wegens te duur, te snel akkoord gegaan ... Bedenk ook dat je het engagement van de klant nodig hebt voor de verdere realisatie van je project.
Bij een akkoord over het project kan je als projectleider ook nog bijkomende diensten aanbieden, zodat je klant nog meer voordeel haalt uit het project (opleiding, onderhoud, bijwerking, …).
Top | Ga verder naar Projectorganisatie 