Project Lounge| Project Management | |
| Identificatie en analyse van projectrisico's | |
 |
|
Inhoud van de projectrisico's
Een project houdt veel risico’s in. Vaak wordt er veel geld, tijd en middelen geïnvesteerd die verloren zijn wanneer het project faalt. Maar ook problemen die het project niet kelderen, hebben een zekere kost om ze op te lossen. Reden genoeg om bij de start een risicoanalyse uit te voeren. Een risicoanalyse bestaat uit verschillende onderdelen: risico-identificatie en risico-evaluatie.
Risico-identificatie
Elk project kent zijn eigen specifieke risico’s. Deze risico’s kunnen zich voordoen op verschillende vlakken.
Teamleden
Soms vallen cruciale mensen uit het projectteam weg. Uitzonderlijk verdwijnt zelfs de projectmanager. Mensen kunnen ziek worden, verongelukken of elders de job van hun leven vinden.
Timing
Problemen zijn wel eens complexer dan verwacht, en vragen meer tijd dan oorspronkelijk geschat.
Kosten
Projectkosten blijken vaak het oorspronkelijke budget te overschrijden.
Ook besparingen in de organisatie kunnen voor problemen zorgen.
Prioriteitsverschuivingen
Projecten die gisteren al klaar hadden moeten zijn, blijken morgen opeens niet meer zo prioritair. Management, klant of markt hebben een ander doel in het vizier gekregen. Het effect van deze veranderde visie op het project kan groot zijn: teamleden raken gedemotiveerd, andere diensten vinden de samenwerking niet meer zo belangrijk.
Kortom, de stabiliteit in de omgeving van een project is steeds tijdelijk.
Risico-analyse
Na risico-identificatie van het project maken we een schatting van de mogelijke impact van elk risico op het project.
De impact van een risico heeft te maken met de uitgaven die nodig zijn om de oorspronkelijke toestand te herstellen. Ook de tijd die dit kost, speelt een cruciale rol.
De waarschijnlijkheid van een risico maak je in de mate van het mogelijke meetbaar.
Zo kan je bijvoorbeeld de kans dat teamleden uitvallen wegens ziekte berekenen aan de hand van de ziektecijfers in de organisatie. Als een organisatie van 200 mensen 1.000 ziektedagen per jaar telt, heb je een gemiddelde van 5 ziektedagen per werknemer per jaar.
In een projectteam van 10 mensen in een project van 6 maanden mag je dus 25 dagen ziekteverzuim verwachten.
Risico’s kunnen veel verschillende vormen aannemen.
Om die vele risico’s te benaderen, kan je volgend schema gebruiken.
A-risico’s zijn risico’s met een hoge impact en een lage waarschijnlijkheid. Deze risico’s kan je aanpakken met een reserve (contingency budget) om onvoorziene situaties het hoofd te bieden. Een contingency budget kan 10 tot 15 % van het projectbudget bedragen.
B-risico’s zijn risico’s met een hoge impact en een hoge waarschijnlijkheid. Dit zijn de risico’s die je zeker moet trachten te vermijden. Het feit dat deze risico’s een hoge impact combineren met een hoge waarschijnlijkheid, maakt een preventieve aanpak noodzakelijk. Mogelijke preventieve acties kunnen zijn:
- kwaliteit inbouwen in de loop van de projectvoering;
- de klant of gebruiker bij de vooruitgang van het project betrekken;
- systematisch nieuwe realisaties testen: prototypes, pilot testing, integratietesten, acceptatietesten (conform specificaties van de gebruiker of klant), functionele testen.
Een testplan omvat een planning van de verschillende soorten testen in de loop van het project. Voor een test stel je een testscenario op met de klant of de gebruiker.
C-risico’s combineren een lage impact met een lage waarschijnlijkheid.
Je zou ze “aanvaardbare risico’s” kunnen noemen. Ze komen niet vaak voor en als ze dat doen, is de schade erg beperkt en makkelijk te herstellen.
D-risico’s worden gekenmerkt door een hoge waarschijnlijkheid en een lage impact. Deze risico’s vereisen voortdurende controle en opvolging in het project. Immers, gezien de beperkte impact is een preventieve actie allicht te duur. Daarom hou je de vinger aan de pols en grijp je sturend of corrigerend in als het risico zich daadwerkelijk voordoet.
Risico’s kunnen evolueren in de loop van de projectvoering. Een regelmatige actualisatie is dus aangewezen. Een risicoanalyse is zeker aan te bevelen bij kritische taken.
Illustratie: De festivalcase: De risico-analyse
Top | Ga verder naar De startvergadering 