Project Lounge| Project Management | |
| Hoe slecht nieuws meedelen? | |
 |
|
Functionerings- en correctiegesprekken | Inhoud | Conflicten beheersen 
Slecht nieuws meedelen
In een brief aan een vriend van de familie vertelt Mozart dat zijn moeder overleden is in Parijs. Hij vraagt die vriend zijn vader voor te bereiden op dit slechte nieuws. Tegelijkertijd heeft hij zijn vader geschreven dat zijn moeder erg ziek is. Mozart wacht de reactie van zijn vader op dit bericht af voor hij de volledige informatie over het overlijden geeft.
Ook in een project krijg je vrijwel zeker te maken met slecht nieuws.
De directie snoeit in het nochtans al goedgekeurde budget, strategische prioriteiten veranderen, klanten of gebruikers zijn ontevreden, een teamlid of de projectmanager vertrekt, testresultaten vallen tegen…
Als teamlid krijg je uiteraard niet graag slecht nieuws te horen. Daarom wordt slecht nieuws vaak niet of erg laat verteld, of je krijgt niet meteen het hele verhaal te horen.
Reacties op slecht nieuws kunnen emotioneel zijn, soms zelfs agressief.
Ook de projectmanager - brenger van het slechte nieuws - kan zich onzeker en schuldig voelen bij het meedelen van slecht nieuws.
Een manier om slecht nieuws te vertellen, is de druppelmethode:
“De test resultaten waren niet heel erg goed”
“We gaan nog eens testen”
“De tweede test viel ook niet echt mee, er is misschien een fout gemaakt ...”
“We hebben misschien een fout gevonden”
Tot duidelijk wordt dat er een zware fout is gemaakt.
Als projectmanager kan je ook trachten de pil te vergulden en slecht nieuws in een verzachte vorm brengen of het compenseren:
“Louis gaat ons verlaten, maar we krijgen een echte specialist in de plaats.”
Een andere mogelijkheid is slecht nieuws heel uitvoerig motiveren. “Er zijn een tiental redenen waarom ons project niet meer prioritair is: ten eerste …; ten tweede …;”
Nog een andere methode is de “Het kan altijd nog slechter”-tactiek: “Het project wordt wel stopgezet, maar we hebben nog altijd werk.”
Zijn er geen betere manieren om slecht nieuws te brengen?
Toch wel. Een andere (en betere) methode om slecht nieuws te brengen is, eerst een korte aankondiging: “Ik heb slecht nieuws.”
Vervolgens breng je dat slecht nieuws onverbloemd met enkele verduidelijkingen. Daarna geef je de ontvanger van het slechte nieuws de gelegenheid om te reageren, ook motioneel. Immers, slecht nieuws houdt vaak een verlies in: het project wordt stopgezet, een teamlid wordt vervangen, werk moet worden overgedaan. Mensen reageren geschokt op dit soort boodschappen, ze geloven het misschien eerst niet, worden boos of verdrietig: “Al dat werk voor niets.” Trouwens, als projectmanager ervaar je allicht dezelfde emoties.
Eens het slechte nieuws verwerkt is, komt de essentiële vraag: “Wat moet (kan) er nu gebeuren?” Bedoeling is dat je in deze fase op zoek gaat naar een oplossing voor de gevolgen van het slechte nieuws.
Top | Ga verder naar Conflicten beheersen