Project Lounge| Project Management | |
| Hoe stress in een team in de hand houden? | |
 |
|
Onderhandelen | Inhoud | Functionerings- en correctiegesprekken 
Inhoud van Stressbeheersing
Stress en projectbeheer
Elk project is een bron van stress. Deze stress heeft verschillende oorzaken.
Eerst en vooral hebben de diverse partijen die in het project samenwerken (klanten, teamleden, gebruikers, stuurgroep, externe leveranciers) andere verwachtingen en eisen.
Een project kan niet aan ieders verwachtingen voldoen. Zelfs al is het goed gedefinieerd, dan nog zullen er partijen zijn die actief trachten hun eigen verwachtingen te realiseren (verborgen agenda).
Andere stressbronnen zijn het beperkte budget, de tijd, de kwaliteitseisen en de vele risico’s inherent aan projecten.
Stress is een bedreiging, een belasting voor individu en team. Anderzijds heb je ook een zekere mate van stress nodig om resultaat te behalen. Teveel stress in een project maakt dat teamleden niet efficiënt werken. Bij te weinig stress in het project presteren de medewerkers ook weinig. Stressbeheersing is één van je taken als projectmanager.
Stresscurve
We vervelen ons als we te weinig stress ervaren. De tijd gaat niet vooruit als je alleen maar naar de klok kijkt. Vergelijk het met op het strand liggen in de mediterrane zon. Sommige mensen houden dit een dag, een week of zelfs een maand vol, maar na verloop van tijd wordt het oersaai. Gevolg: je zoekt wat meer spanning, je gaat op verkenning in de buurt, je zoekt andere mensen op.
In werksituaties met weinig om handen raken mensen verveeld, ze zitten hun werktijd uit.
Met meer stress werk je resultaatgericht. Dat geeft een positief gevoel. Het werk schiet op.
Teveel stress daarentegen doet de prestaties terug verminderen. Het werk wordt te lastig. Duurt die situatie van hoge werkdruk lang en blijft de werkdruk verhogen, dan kan er een depressie groeien - of ga je elders op zoek naar de job van je leven.
Stresscurves verschillen van persoon tot persoon. Meestal kan een ervaren projectmanager beter met stress om dan de teamleden. We vergelijken even de stresscurves van Jan (teamlid) met die van An (teamlid) en Jo (projectmanager).
Jan bereikt snel zijn top, terwijl An en Jo op dat moment nog wat meer stress aankunnen.
Als Jan begint onder de stress begint te lijden, vragen An en Jo zich af waar hij zich druk over maakt: het project loopt toch prima?
Jan kan leren omgaan met stress zodat zijn curve verschuift naar links (een combinatie van time management, ontspanningstechnieken en ervaring).
Top
Stress-signalen
Mensen reageren emotioneel, lichamelijk en verstandelijk op stress. Als projectmanager is het belangrijk de stress-signalen in je projectteam te herkennen.
- Emotionele stress-signalen
- Lichamelijke reacties op stress
- Intellectuele reacties op stress
1. Emotionele stress-signalen
Welke zijn de mogelijke emoties bij teveel stress in het project?
- Een globale ontevredenheid met het werk in het project en/of de relaties in het project.
- Onzekerheid over het eigen werk of het projectresultaat.
- Achterdocht ten aanzien van andere partijen in het project.
- Prikkelbaar, agressief en boos reageren op anderen.
- Het project niet meer zien zitten.
- Ook thuis na het werk nog opgewonden zijn, niet goed meer kunnen slapen.
- Cynisch reageren als het project ter sprake komt.
2. Lichamelijke reacties op stress
Enkele typische lichamelijke stressreacties zijn:
- maag- en darmproblemen;
- rugpijn;
- droge mond en keel, stemtrillingen, stotteren;
- onrustige bewegingen, beven, tics;
- spanning in nek en schouders;
- meer roken, drinken, eten;
- bijna-ongevallen (valpartij, auto).
3. Intellectuele reacties op stress
Ook intellectueel reageer je op stress.
Onder invloed van te veel of te langdurige stresssituaties ga je minder geconcentreerd denken.
Andere veel voorkomende negatieve effecten:
- verstrooidheid;
- gedachtensprongen maken, in gedachten wegvluchten (“als ik morgen de lotto win, maak ik een wereldreis”, of “ik open een café in Zuid–Frankijk”);
- black-out, bijvoorbeeld bij een presentatie;
- besluiteloos zijn en prioriteiten verwarren;
- niet kunnen doorwerken en piekeren;
- taken niet afmaken;
- dwanggedachten koesteren, blijven testen;
- beoordelingsfouten maken.
Gevolgen en beheersing
Een stressperiode die blijft duren, kan aanleiding geven tot een depressie of burn-out.
Een depressie gaat gepaard met een gevoel van waardeloosheid en een algemeen verlies van interesse en plezier.
Burn-out is een proces waarbij je in werksituaties het gevoel hebt alsmaar meer uitgeput te geraken en volkomen leeg te zijn.
Als projectmanager moet je de stress in het project trachten te beheersen, zowel op het niveau van het team als op het niveau van het individu.
Daarbij streef je naar een optimaal stressniveau in het team.
Aan de hand van de stresssignalen die je opvangt, stuur je het stressniveau bij.
Stress kan je beheersen door het inbouwen van mijlpalen in het project. De tijd tot de einddatum wordt dan in kleinere etappes over het hele project verdeeld.
Als er teveel stress is bij een teamlid, kan je meer ondersteuning geven, de taak bijsturen of bijkomende middelen voorzien.
Bij te weinig stress kan je meer eisen stellen door het takenpakket te verzwaren.
In “De ziel van de nieuwe machine” vertelt Kidder ook over stress in het projectteam.
Bij het debuggen (opsporen van fouten) kreeg een teamlid steeds meer last van zijn maag. Vroeger had hij, zelfs met maagpijn, plezier in dit soort werk. Nu was zijn enthousiasme verdwenen. Hij was altijd gek geweest op computers; plotseling kon het hem helemaal niets meer schelen, het was gewoon zijn job. Toen hij het project definitief vaarwel zei, lag er op zijn terminal een briefje: “Ik ben naar een commune en reken voortaan alleen nog in tijdseenheden van minstens een seizoen.”
Top
Tijdsbeheer (Time Management)
In een project is tijd een schaars iets, dus is goed beheren van de tijd aangewezen om de stress te beperken. Goed time management laat je toe méér dingen te doen en zelf controle te houden over je tijd. Je wint tijd met een efficiënte planning, en je kan beter je doelstellingen realiseren. Concentreer je vooral op die taken en activiteiten die belangrijk zijn om de projectdoelstellingen te realiseren. Denk hierbij aan de 20/80 regel: 20% van de inspanningen zorgen voor 80% van de resultaten. De overige 20% resultaten die je wil behalen eisen 80% van de inspanning.
- Prioriteiten vastleggen
- Tijdrovers identificeren, analyseren en elimineren
- Taken delegeren
- Algemene principes voor efficiënt tijdsbeheer
Prioriteiten vastleggen
Bij tijdsbesteding kan je twee aspecten onderscheiden: dringendheid en belangrijkheid.
|
Niet Dringend |
Dringend |
Niet belangrijk |
D |
C |
Belangrijk |
B |
A |
A: taken met de hoogste prioriteit (dringend en belangrijk), die je meteen moet doen.
B: taken die belangrijk zijn in het project, maar niet dringend; deze taken moet je doen voor ze dringend worden.
C: taken die dringend zijn, maar niet belangrijk. Deze taken doe je na de belangrijke taken.
D: taken met de allerlaagste prioriteit, deze taken zijn niet belangrijk en niet dringend - misschien hoef je ze zelfs helemaal niet te doen.
Dringende zaken vragen een snelle reactie, maar mogen niet veel tijd kosten, tenzij ze essentieel zijn. Belangrijk is dat je je prioriteiten kan aanpassen in de loop van het project.
Tijdrovers identificeren, analyseren en elimineren
Elk teamlid heeft zijn tijdrovers: onderbrekingen allerhande, onvoorziene situaties, slechte gewoonten e.d. Tijdrovers kosten hier minuten, daar uren, en ze brengen uiteindelijk weinig of niets op voor het project.
Hoe vermijd je tijdrovers?
- Identificeer de 3 à 5 voornaamste tijdrovers.
- Zoek de mogelijke oorzaken voor elke tijdrover.
- Bedenk oplossingen.
Als je bijvoorbeeld niet “nee” kan zeggen, besteed je teveel tijd aan taken voor anderen. Een mogelijke oplossing voor dit punt is altijd eerst bedenktijd vragen voor je “ja” zegt.
Taken delegeren
Als projectmanager moet je soms taken delegeren.
Delegeren is het overdragen van bevoegdheden aan iemand anders.
Een teamlid doet dan een deel van jouw taken, maar de verantwoordelijkheid blijft bij jou.
In principe is delegatie een eenmalige zaak. Soms zijn er goede redenen om de delegatie blijvend te maken en dus functies opnieuw te definiëren.
Vragen teamleden zelf om bepaalde taken, dan is delegatie een goede manier om ze die kans te geven.
Let op: je kan als projectmanager niet alles delegeren. Zo kan je problemen rond leiding geven en onderlinge relaties niet delegeren.
Welke zijn de voordelen van delegeren?
- Delegeren maakt tijd vrij voor andere taken.
- Teamleden kunnen bijkomende ervaring opdoen en groeien in hun job.
- Teamleden hebben soms erg goede suggesties of ideeën over de (gedelegeerde) taak omdat ze er met andere ogen naar kijken.
- Bij afwezigheid van de projectmanager kan het project gewoon doorlopen dankzij delegatie.
Algemene principes voor efficiënt tijdsbeheer
Hoe doe je aan efficiënt tijdsbeheer?
Bepaal een realistische tijdsduur voor elke activiteit. Hoe meer tijd beschikbaar is voor een belangrijke activiteit, hoe langer deze activiteit zal duren (wet van Parkinson). Daarom is het belangrijk om tussentijdse limieten te stellen en tussentijdse doelstellingen te bereiken (mijlpalen). Denk daarbij als projectmanager vooral aan het doel en de resultaten, minder aan de taken an sich.
Wees niet te perfectionistisch: besteed geen extra tijd aan een hogere kwaliteit als die niet gevraagd wordt.
Creëer homogene werkeenheden. Werk een taak in één keer af, dat kost minder tijd.
Groepeer gelijkaardige activiteiten. Je kan tijd winnen door het verminderen van de aanlooptijd van een taak, minder verplaatsingen en het beter beheersen van de spreiding.
Wissel verschillende soorten taken af. Efficiënt werken volgt een cyclus van ongeveer 1,5 uur. Daarna daalt je efficiëntie. Je kan korte taken afwisselen met langdurige taken. Je kan ook de moeilijkheidsgraad van taken variëren. Sommige taken vragen meer denktijd, andere onmiddellijke actie. Tevens kan je nieuwe taken met routinetaken mengen. Prettige taken kan je afwisselen met saaie of eentonige taken. Variatie in taken is dé weg om een interessant takenpakket samen te stellen.
Hou rekening met je eigen bioritme en dat van je teamleden.
Leopold Bloom in “Ulysses” (James Joyce) zegt dat hij op de beroerdste tijd van de dag geen fut heeft. Hij is neerslachtig en heeft het gevoel dat hij eerst is opgevreten en daarna weer uitgekotst.
Sommige teamleden zijn avondmensen, andere ochtendmensen.
Algemeen: mensen zijn het meest efficiënt in het midden van de voormiddag. Gebruik deze periode voor de moeilijke taken.
Routinetaken plan je het best na de middagmaaltijd.
Wil je efficiënt blijven werken, voer dan regelmatig korte pauzes in, bijvoorbeeld na elke werkcyclus.
Ook de organisatie heeft zijn eigen ritme; soms zijn er wat meer onderbrekingen, soms is het uitzonderlijk druk of erg kalm.
Doe maar één ding per keer. Begin pas aan iets nieuws als de vorige taak klaar is.
Reserveer tijd om na te denken. Het is belangrijk dat je tijd neemt voor je voornaamste taken als projectmanager: voorbereiden, informeren, opvolgen, rondlopen en praten met de medewerkers (walking around). Om deze info te verwerken, heb je tijd nodig.
Tenslotte veronderstelt een goed beheer van de tijd ruimte voor ontspanning en vrije tijd.
Zonder dit evenwicht loopt onze efficiëntie op korte of lange termijn grote risico's.
Als Courtial de Pereires zijn goede humeur terug wilde krijgen, dan was zijn middel: even met de ballon de lucht in. Zo verwoordde Céline het in “Dood op krediet.”
Top | Ga verder naar Functionerings- en correctiegesprekken