Project Lounge| Project Management | |
| Een projectteam opbouwen | |
 |
|
Inhoud van een projectteam opbouwen
Teamrollen
Projectwerking is teamwerk. In groep resultaten halen, daar gaat het om.
Sommige groepen slagen er erg goed in samen te werken, andere niet omdat er teveel conflicten zijn.
In de film “Prova d’orchestra” vertelt Fellini het verhaal van een orkestrepetitie.
Elke muzikant vindt dat zijn/haar instrument het beste is en ver boven de andere instrumenten uitsteekt. De muzikanten pesten elkaar en willen allemaal andere muziek spelen.
Voor elke extra inspanning (bijvoorbeeld een interview geven) willen ze extra beloond worden.
Naar dit voorbeeld zou je een team dat volledig de mist in gaat, een “prova team” kunnen noemen. Hoe vermijd je deze situatie?
Waarmee moet je rekening houden als je een team samenstelt?
Teamleden combineren een eigen persoonlijkheid met eigen specifieke kennis en ervaring. De samenstelling van teams, en hoe teams werken, is uitvoerig onderzocht door Belbin, een Britse trainingsspecialist.
Naar de visie van Belbin onderscheiden we acht belangrijke rollen die een persoon in een team kan spelen. Deze rollen maken deel uit van de persoonlijkheid van een individu. Een persoon kan zeer uitgesproken handelen vanuit één rol of meer genuanceerd vanuit meerdere rollen.
Een evenwichtig projectteam bestaat uit een mix van mensen die verschillende rollen kunnen spelen.
Bedenk dat je de verschillende vaardigheden en bekwaamheden (competenties) die je nodig hebt in een team maar kan vinden als er voldoende diversiteit is tussen de teamleden.
Elke rol heeft een aantal eigenschappen met sterke punten en aanvaardbare zwakke punten. Dit zijn de mogelijke rollen:
- De coördinator
- De ondernemer (Shaper)
- De inspirator (Plant)
- De beoordelaar (Monitor-Evaluator)
- De uitvoerder (Implementor)
- De teamspeler (Teambuilder)
- De bronnenzoeker (Resource Investigator)
- De afwerker (Completer-Finisher)
Het is niet nodig acht personen te hebben in een team die elk één van deze rollen kunnen spelen. Mensen kunnen verschillende rollen tegelijk voor hun rekening nemen.
Zijn een aantal rollen zwak of helemaal afwezig in je team, dan moet je extra aandacht besteden aan die ontbrekende rollen.
Met andere woorden: als projectmanager streef je naar voldoende diversiteit in het team.
Als er onvoldoende diversiteit is in het projectteam, moet je de ontbrekende aspecten in het team aanvullen. Vergelijk het met de rol van advocaat van de duivel in teambesprekingen. In besprekingen waar een groep meteen een oplossing heeft, is er waarschijnlijk te weinig kritisch nagedacht. Een advocaat van de duivel zal de groepsbeslissing aanvechten vanuit een andere invalshoek.
Hoe weet je welke profielen er zijn in je team?
Belbin heeft daarvoor een vragenlijst ontwikkeld, die je op het Internet kan vinden. Taal en de bekommernissen van een persoon verraden zijn/haar favoriete rollen. Sommige rollen kunnen erg moeilijk samenwerken. Bijvoorbeeld: een ondernemer samen met een creatieveling dat geeft conflicten. De ondernemer wil vooruit, de creatieveling heeft het ene idee na het andere en is niet bijster geïnteresseerd in concrete resultaten. Aan de projectmanager om ervoor te zorgen dat de verschillende rollen harmonisch samenwerken. Laten we terugkeren naar ons voorbeeld: voeg aan een duo van een ondernemer en een creatieveling een teamspeler toe, en je krijgt meteen betere resultaten. Als er nieuwe mensen in het projectteam nodig zijn, kan de projectmanager nieuwe teamleden selecteren met het oog op een grotere diversiteit in het team.
De coördinator
De coördinator stimuleert de teamleden om doelstellingen te bereiken. Hij/zij weet waar de sterke en zwakke punten in het team liggen en zorgt ervoor dat de mogelijkheden van de teamleden optimaal worden benut.
Sterke punten: respect afdwingen, inspireren, goede communicatieve vaardigheden.
Mogelijke zwakke punten: een coördinator is meestal geen specialist of creatief denker.
De ondernemer (Shaper)
De ondernemer heeft uitgesproken aandacht voor de doelstellingen en prioriteiten van het project. De ondernemer wil resultaten halen en winnen (scoren).
Sterke punten: de ondernemer is gedreven en vol zelfvertrouwen.
Mogelijke zwakke punten: een zekere intolerantie voor vage ideeën en verwarde mensen.
De inspirator (Plant)
De inspirator lanceert nieuwe, onverwachte ideeën met speciale aandacht voor creatieve openingen in de benaderingen van een probleem.
Sterke punten: intelligentie en verbeeldingskracht.
Mogelijke zwakke punten: een “plant” is weinig praktisch, leeft in hogere sferen en is meestal niet sterk in communicatie met andere teamleden.
De beoordelaar (Monitor-Evaluator)
De evaluator analyseert problemen en beoordeelt ideeën en suggesties zodat het team evenwichtige beslissingen kan nemen.
Sterke punten: kritisch denker, objectief.
Mogelijke zwakke punten: soms hyperkritisch of al te ernstig.
De uitvoerder (Implementor)
De implementor zet concepten of plannen om in praktische procedures en voert taken systematisch en efficiënt uit.
Sterke punten: zelfcontrole en discipline, in combinatie met realisme en gezond verstand.
Mogelijke zwakke punten: gebrek aan flexibiliteit, weinig vertrouwen in onbewezen nieuwe ideeën.
De teamspeler (Teambuilder)
De teamspeler is een sociaal dier, vooral geïnteresseerd in goede contacten met anderen. Een teamspeler wil toffe relaties met andere teamleden en heeft veel aandacht voor de sfeer in de groep.
Sterke punten: flexibel, populair, goed kunnen luisteren.
Mogelijke zwakke punten: gebrek aan beslistheid en taaiheid, een afkeer van onderlinge competitie en wrijvingen in het team.
De bronnenzoeker (Resource Investigator)
De bronnenzoeker gaat actief op zoek naar ideeën en ontwikkelingen buiten de groep. Hij/zij is erg creatief in het vinden van externe contacten die nuttig zijn voor het team.
Sterke punten: een extraverte persoonlijkheid met een sterk ontwikkeld gevoel om mogelijkheden te ontdekken.
Mogelijke zwakke punten: overdreven enthousiasme en een gebrek aan follow–up.
De afwerker (Completer-Finisher)
De afwerker heeft speciale interesse in werk dat méér dan gewone aandacht vraagt en handhaaft een gevoel van dringendheid in het werk. De afwerker wil taken 100% afmaken.
Sterke eigenschappen van de afwerker: bezorgdheid, een gevoel voor orde en zelfcontrole.
Mogelijke zwakke punten: ongeduld en intolerantie, zeker bij toevallig moeilijke punten in het project.
Teamvorming
Teamwork is een vast element van projectwerking. Gezien de complexiteit van de meeste projecten werken er meestal diverse soorten specialisten samen.
De twee belangrijkste dimensies van elk team zijn taak- en relatieaspecten.
Taakaspecten zijn inspanningen voor het behalen van een resultaat of een prestatie: doelstellingen realiseren binnen budget, timing en met de gewenste kwaliteit.
Relatieaspecten zijn mensgericht: zorg voor mensen, onderlinge sfeer, participatie, communicatie, enthousiasme.
In een project wil de projectmanager resultaten (taak) halen met een team (relatie). Beide dimensies zijn dus sterk aanwezig.
Het doel: een projectteam creëren met open discussies en rationele overwegingen van argumenten, ideeën en belangen.
Daarbij zijn teamleden op elkaar betrokken, met ruimte voor emoties en kritische evaluaties.
Ook voelen ze zich persoonlijk verantwoordelijk voor het bereiken van doelstellingen en resultaten.
Via teamwerk is specialisatie mogelijk: iedereen werkt aan wat hij/zij het best kan. Daarbij komt dat meerdere mensen samen altijd méér weten, met andere woorden: goed teamwerk leidt tot betere resultaten.
Top
Kernpunten van een team
Hoe vorm je een team? Enkele punten waarmee je rekening moet houden.
Objectieve voorwaarden voor teamvorming
- Eén gezamenlijke doelstelling voor het hele team.
- Alle teamleden hebben persoonlijk belang bij de verwezenlijking van het doel.
- Alle teamleden zijn nodig voor het behalen van het projectresultaat.
- Medewerkers hebben de vereiste kennis en vaardigheden voor hun taken, of ze kunnen beroep doen op specialisten, of een bijkomende opleiding volgen.
- Er is regelmatig communicatie tussen de leden.
- Een beperkte groep mensen (maximum vijftien personen)
Subjectieve voorwaarden voor teamvorming
- De teamleden moeten gemotiveerd zijn voor hun deelname aan het project.
- De teamleden zijn assertief en communicatief.
Bij de groei van een team worden buitenstaanders vaak als vijanden aanzien.
Tracy Kidder vertelt in “De ziel van de nieuwe machine”dat in de computerfirma General Data de strijd tussen teams in zekere zin was geïnstitutionaliseerd. En ja, men gooide ook al eens wat olie op het vuur van de rivaliteit.
Top
Ontwikkelingsfasen van een projectteam
Een team ontstaat en kent vervolgens verschillende fasen in zijn ontwikkeling:
1. Oriëntatie
In de beginfase van een project zijn teamleden meestal sterk gemotiveerd en ze hebben hoge verwachtingen. Situaties en andere teamleden worden getest. Teamleden zijn onzeker over hun eigen positie in het nieuwe projectteam: wat wordt er van me verwacht, zal ik kunnen opschieten met de anderen in het team ...?
In deze fase is er een sterke afhankelijkheid van de projectmanager.
2. Frustratie en onvrede
Het project loopt niet zo vlot als aanvankelijk gedacht.
Het werk is complex. Doelstellingen en taken zijn veeleisend. De andere teamleden zijn niet meer zo sympathiek als in het begin.
Een eigen plaats in het team blijkt ook niet meer zo evident.
3. Oplossing
De onvrede vermindert, de tegenstelling tussen verwachting en realiteit verkleint.
In samenwerking met anderen ontwikkelen de teamleden vertrouwen en respect.
Het team ontwikkelt een eigen specifieke cultuur, met een
eigen projecttaal.
Tracy Kidder vertelt in “De ziel van de nieuwe machine”over projecttaal bij General Data: een flop was iets dat niet deugde, je kon ergens een “quickie” van maken, of de boel “schoon houden”. Projectleden praatten over oorlogen, knokpartijen, huurmoordenaars en lieden die uit de heup schieten.
4. Productiviteit
Het team presteert op een hoog niveau. Successen demonstreren de mogelijkheden van het team, dat als een goed op elkaar ingespeeld voetbalteam functioneert.
Als projectmanager wil je natuurlijk je team naar fase 4 tillen. Dit doe je door teamleden te ondersteunen en aandacht te geven aan de prestaties van het team.
Top | Ga verder naar Vergaderen 